ZASADY
zatwierdzania i rozliczania biwaków i wycieczek
Zasady ogólne i definicje.
- Instrukcja dotyczy wszystkich podstawowych jednostek organizacyjnych Hufca ZHP Wrocław-Południe.
- Biwak – organizowana przez jednostki forma pracy z nocowaniem uczestników poza domem, pod warunkiem, że nie jest organizowana w ramach HALiZ (obóz/zimowisko). Zazwyczaj jest organizowany w weekendy i trwa od 2 do 5 dni (włącznie
z przejazdami) i stanowi element śródrocznej pracy jednostki, więc musi być ujęty w jej programie pracy.
Uwaga: biwak organizowany w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej
i zimowej przerwy świątecznej, w kraju lub za granicą, podlega zgłoszeniu do kuratora oświaty – w tym przypadku niniejszy regulamin nie ma zastosowania.
- Wycieczka – każda zorganizowana jednodniowa (bez noclegu) forma, której program obejmuje zmianę miejsca pobytu jej uczestników.
- Uczestnik – osoba zrzeszona w ZHP, która ma uregulowaną podstawową składkę członkowską oraz jest wpisana do systemu Ewidencji ZHP.
- Opiekun – pełnoletni członek ZHP lub inna pełnoletnia osoba, która podpisała umowę wolontariacką z ZHP.
- Komendant biwaku/kierownik wycieczki – pełnoletni instruktor lub pełnoletnia osoba, odpowiedzialna za zapewnienie właściwej opieki wychowawczej i bezpieczne przeprowadzenie biwaku/wycieczki.
- Organizator biwaku lub wycieczki – osoba odpowiedzialna za organizację i rozliczenie formy wypoczynku – nie musi być komendantem biwaku lub kierownikiem wycieczki.
- Podczas biwaków i wycieczek liczba uczestników wypoczynku pozostających pod opieką jednego opiekuna nie może przekraczać:
- 20 osób w wieku powyżej 10 lat,
- 15 osób w przypadku grupy z dziećmi do 10 roku życia oraz grupy mieszanej,
w której są dzieci do 10 roku życia
W przypadku organizacji wypoczynku tylko dla członków Nieprzetartego Szlaku, liczbę uczestników pod opieką pełnoletniego opiekuna określają odrębne przepisy.
- Wpłaty uczestników biwaku lub wycieczki zbierane są w formie dodatkowej składki członkowskiej zadaniowej. Istnieje możliwość finansowania biwaku lub wycieczki
ze środków pochodzących z innych źródeł (sponsor, dotacje itp.). - Dokumentacja biwaku lub wycieczki sporządzana jest w 2 egzemplarzach – po jednym dla organizatora i Komendy Hufca.
- Program biwaku zagranicznego i wycieczki zagranicznej musi zostać zaakceptowany przez pełnomocnika komendanta chorągwi ds. współpracy zagranicznej bądź osobę przez niego upoważnioną.
- Komenda Hufca zastrzega sobie prawo sprawdzenia czy uczestnicy biwaku lub wycieczki są zrzeszeni w ZHP a ich dane są wprowadzone do Ewidencji ZHP oraz czy są uregulowane składki członkowskie środowiska i instruktorskie. W przypadku uczestniczenia osób spoza ZHP obowiązuje dodatkowe ubezpieczenie NNW.
Zgłaszanie i zatwierdzanie biwaku.
- Podstawą zatwierdzenia biwaku są:
- zatwierdzony program pracy jednostki, w którym ujęty jest zgłaszany biwak,
- Prawidłowy program biwaku powinien zawierać dokładnie rozpisane cele biwaku wraz ze szczegółowym opisem punktów programu (zajęć). Punkty programu powinny być dostosowane do przyjętych przez kadrę celi i powinny prowadzić do ich realizacji. Program powinien zawierać również informację na temat osób odpowiedzialnych za dany punkt programu. W programie należy umieścić również wykaz kadry biwaku.
O szczegółach realizacji biwaku szef jednostki informuje Zastępcę Komendantki Hufca ds. pracy z kadrą i programu, przesyłając w formie elektronicznej z wykorzystaniem
e-mail w domenie ZHP
nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem biwaku
Zgłoszenie online za pomocą formularza: https://forms.office.com/e/ZvumcNnJDY, zawierającego:
- miejsce biwaku w postaci umożliwiającej osobom trzecim dotarcie na biwak (adres, dokładne współrzędne geograficzne w przypadku noclegów w terenie itp.),
- wykaz kadry biwaku wraz z pełnioną funkcją, w tym ze wskazaniem komendanta biwaku – osoby kierującej jego przeprowadzeniem,
- spodziewaną liczbę uczestników
- w przypadku biwaku szczepu wykaz jednostek z których będą uczestnicy,
Przesłanie na adres kadra@wroclawpoludnie.zhp.pl:
Program Biwaku
nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem biwaku:
Przesłanie na adres kadra@wroclawpoludnie.zhp.pl:
- Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia
- Plan finansowy biwaku – jeśli dotyczy
- informację o polisie ubezpieczeniowej NNW – ogólna obowiązująca członka ZHP lub wykupiona dodatkowa, jeśli zaplanowane na biwaku działania wykraczają poza zakres polisy wykupionej w ramach podstawowej składki członkowskiej (np. działania specjalnościowe lub wyjazdy zagraniczne).
Biwak zatwierdza Komendant Hufca lub z jego upoważnienia inny członek Komendy Hufca, najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem biwaku.
W przypadku niespełnienia powyższych warunków, biwak nie zostanie zatwierdzony.
W przypadku jakichkolwiek zmian po zatwierdzeniu karty biwaku, jego komendant zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Komendanta Hufca lub osoby zatwierdzającej biwak o zaistniałych zmianach.
W przypadku odwołania biwaku z winy uczestników, poniesione koszty (np. zaliczki) mogą być scedowane na uczestników.
Rozliczanie biwaku.
- Biwak pod względem finansowym, łącznie z dokumentacją finansową biwaku, należy rozliczyć u Skarbnika Hufca.
- Biwak należy rozliczyć do końca bieżącego miesiąca.
- W przypadku, kiedy biwak odbywał się na przełomie dwóch miesięcy, termin rozliczenia biwaku należy uzgodnić ze Skarbnikiem Hufca w momencie jego zatwierdzenia.
- W celu rozliczenia biwaku należy przedstawić następujące dokumenty:
- plan finansowy biwaku,
- rozliczenie finansowe biwaku,
- Warunkiem rozliczenia biwaku są:
- zdanie i uporządkowanie sprzętu i materiałów wypożyczonych z hufca, najpóźniej do dnia złożenia dokumentów,
- rozliczenie pobranej zaliczki,
- przyjęcie przez Skarbnika Hufca dokumentów,
Zgłaszanie, zatwierdzanie i rozliczanie wycieczek.
O szczegółach wycieczki szef jednostki informuje Zastępcę Komendantki Hufca ds. pracy z kadrą i programu, przesyłając w formie elektronicznej z wykorzystaniem
e-mail w domenie ZHP
nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem wycieczki
Zgłoszenie online za pomocą formularza: https://forms.office.com/e/ZvumcNnJDY, zawierającego:
- miejsce docelowe wycieczki w postaci umożliwiającej osobom trzecim zlokalizowanie uczestników (adres, przebieg trasy.),
- wykaz kadry wycieczki wraz z pełnioną funkcją, w tym ze wskazaniem kierownika – osoby kierującej jej przeprowadzeniem,
- spodziewaną liczbę uczestników
- w przypadku wyjazdu szczepu wykaz jednostek z których będą uczestnicy,
Przesłanie na adres kadra@wroclawpoludnie.zhp.pl:
Program Wycieczki
nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem wycieczki:
Przesłanie na adres kadra@wroclawpoludnie.zhp.pl:
- Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia
- Plan finansowy – jeśli dotyczy
- informację o polisie ubezpieczeniowej NNW – ogólna obowiązująca członka ZHP lub wykupiona dodatkowa, jeśli zaplanowane na wycieczce działania wykraczają poza zakres polisy wykupionej w ramach podstawowej składki członkowskiej (np. działania specjalnościowe lub wyjazdy zagraniczne).
Wycieczkę zatwierdza Komendant Hufca lub z jego upoważnienia inny członek Komendy Hufca,
W przypadku niespełnienia powyższych warunków, wycieczka nie zostanie zatwierdzona.
W przypadku jakichkolwiek zmian po zatwierdzeniu kierownik wycieczki zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Komendanta Hufca lub osoby zatwierdzającej o zaistniałych zmianach.
W przypadku odwołania wycieczki z winy uczestników, poniesione koszty (np. zaliczki) mogą być scedowane na uczestników.
Postanowienia końcowe.
- Niezwłocznie po przekazaniu zgłoszenia biwaku lub wycieczki, osoba zgłaszająca otrzyma maila zwrotnego wraz z komentarzem, który może zawierać prośbę o dostarczenie brakujących informacji lub dokumentów, poprawienie ich albo prośbę o wyjaśnienie innych wątpliwości.
- Po otrzymaniu wyjaśnień lub uzupełnieniu braków, osoba zatwierdzająca potwierdza zgodność dokumentów poprzez przesłanie informacji potwierdzającej zatwierdzenie biwaku lub wycieczki. Potwierdzenie należy wydrukować i dołączyć do dokumentacji biwaku lub wycieczki.
- Komendant biwaku lub kierownik wycieczki zobowiązany jest posiadać, w czasie trwania formy wypoczynku, jeden komplet dokumentacji, w tym zgody rodziców uczestników formy (załącznik do niniejszych zasad) i przedstawiać ją do wglądu osobom kontrolującym.
- W przypadku wystąpienia jakiegokolwiek nieszczęśliwego wypadku komendant biwaku lub kierownik wycieczki mają obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie Komendanta Hufca.
- W stosunku do instruktorów, drużynowych i innych organizatorów biwaków czy wycieczek, którzy zorganizują ww. formę wypoczynku bez zatwierdzenia,
nie dotrzymają terminu rozliczenia, narażą życie lub zdrowie uczestników lub wykażą lekceważący stosunek do przepisów prawa wewnętrznego ZHP, Komendant Hufca może wyciągnąć konsekwencje służbowe, w tym:
- wprowadzenie zakazu wypłacania, w określonym czasie, kolejnych zaliczek,
- wprowadzenie zakazu pełnienia funkcji komendanta biwaku lub kierownika wycieczki na określony czas,
- nałożenie kary organizacyjnej, o której mowa w § 27 Statutu ZHP.
Wszelkie odstępstwa od niniejszych zasad możliwe są wyłącznie za zgodą Komendanta Hufca.
Dokumenty do pobrania
Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia